10 nejdůležitějších věcí, které by měl každý vlastník české společnosti udělat do konce roku 2018

Kontrolní seznam pro vlastníky českých společností do konce roku 2018✔


10 nejdůležitějších věcí, které by měl každý vlastník české společnosti udělat do konce roku 2018

Jak se rok 2018 chýlí ke svému konci, lze doporučit provedení právního auditu českých společností, a vyhnout se tak zbytečným výdajům v nadcházejícím roce. Pár minut obětovaných nyní vám může ušetřit podstatné náklady a starosti v dalších měsících. Níže uvádíme několik záležitostí, které byste měli zkontrolovat a udělat ještě před koncem roku.

Advokátní kancelář ECOVIS ježek a její tým zkušených adokátů proto připravila tento „to-do“ list, který by si měly české společnosti zkontrolovat ještě před koncem roku 2018.

Rok 2019 bude ve znamení nejen nových povinností, ale zejména přísnější kontroly dodržování již existujících povinností, jejichž plnění nebylo doposud aktivněji vymáháno. I bez nově vzniklých povinností tak může být pro vlastníky českých společností rizikovější, než kdykoli dříve. Své to tom ví i jeden z nejznámějších českých fotbalistů Antonín Panenka (viz následující odkaz, a viz gól č. 4 mezi Top 10 Famous Penalty Kicks, viz. video). Rejstříkový soud nařídil likvidaci jeho firmy proto, že nezaložila do sbírky listin účetní závěrky. V jiném případě, který se stal našemu klientovi, soud hrozí likvidací společnosti s miliardovým obratem jen proto, že jeden z jednatelů odstoupil a na jeho místo nebyl obratem jmenován další jednatel, i když společnost měla další tři jednatele, z nichž každý jedná samostatně…

ECOVIS ježek, česká advokátní kancelář k nejdůležitějším oblastem právní due diligence v roce 2018

Mojmír Ježek k celé řadě záležitostí opomíjených podnikateli v průběhu roku 2018, na které se začaly soustředit správní orgány a soudy České republiky. Riskovat sankce nebo raději vše uvést do konce roku 2018 do pořádku? Více se dozvíte v tomto článku

V případě dotazů či otázek ohledně změn se na nás můžete kdykoli obrátit.

t: +420 226 236 600 | e: mojmir.jezek@ecovislegal.cz

 

1. Aktualizace sbírky listin korporace či družstva v obchodním rejstříku ✔

 
České rejstříkové soudy a finanční řady začaly přísněji kontrolovat plnění nejrůznějších povinností ze strany obchodních korporací a družstev. Již v průběhu roku 2018 zahájily celou řadu řízení, v rámci kterých hrozily nejen uložením peněžitých pokut až 100.000 Kč a nebo až do výše 3 % brutto aktiv, ale i samotnou likvidací společností. Povinnosti a sankce umožňuje uložit zákon o účetnictví, zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a zákon o obchodních korporacích.

Mezi jednu z nejčastěji kontrolovaných povinností je řádné založení následujících dokumentů do sbírky listin rejstříkového soudu: výroční zprávy, řádné, mimořádné a konsolidované účetní závěrky, nejsou-li součástí výroční zprávy, stanoví-li povinnost jejich uložení do sbírky listin zákon upravující účetnictví osob a vyžaduje-li jejich vyhotovení jiný zákon, návrh rozdělení zisku nebo vypořádání ztráty a jejich konečnou podobu, nejsou-li součástí účetní závěrky, a zprávu auditora o ověření účetní závěrky. Tyto by měly být založeny do sbírky listin po jejich vyhotovení s tím, že účetní závěrka musí být vyhotovena a schválena do 6 měsíců po skončení účetního období.

2. Registrace skutečného majitele společnosti v evidenci skutečných majitelů ✔

Do 31.12.2018 by měly být zapsány do nové evidence údaje o skutečném majiteli právnických osob a svěřeneckých fondů. Od nového roku tento zápis navíc podléhá správnímu poplatku 1.000,- Kč. Formulář lze vyplnit elektronicky na webových stránkách ministerstva spravedlnosti a přílohy stačí připojit v elektronické podobě.

Záznamy o skutečných majitelích právnických osob jsou v České republice vedeny od 1.1.2018. Za skutečného vlastníka je považována jakákoli fyzická osoba, která má reálnou možnost přímo nebo nepřímo uplatňovat faktický vliv na jednání dané právnické osoby, přičemž pro jednotlivé typy právnických osob jsou stanovena podrobnější pravidla. Tato evidence záznamů bude vedena jednotlivými rejstříkovými soudy, které tak budou shromažďovat jména, adresy místa bydliště, data narození a rodná čísla, státní příslušnost a důvody pro jejich status skutečného majitele, ať už půjde o podíl na hlasovacích právech, rozdělované finanční prostředky, či jiné důvody. Žádost o zápis skutečného majitele bude muset podat sama právnická osoba, která bude dále povinna vést své vnitřní seznamy skutečných majitelů. nezávisle na údajích zapsaných ve veřejném seznamu. Údaje sice nebudou veřejně přístupné, ale okruh osob a státních orgánů, které k nim mají mít přístup, je stanoven poměrně široce.

Více informací v načem článku Formuláře a web pro zápis skutečného majitele do evidence skutečných majitelů jsou již k dispozici.
 

3. Zasedání valné hromady, převolení volených členů orgánů obchodní korporace a nebo společneství vlastníků jednotek (SVJ) a řádně pořízené zápisy z takového zasedání ✔

 
Valná hromada obchodní korporace se musí konat každý rok, protože musí schválit účetní závěrku. Účetní závěrka musí být vyhotovena a schválena do 6 měsíců po skončení účetního období. Statutární orgán společnosti musí následně vyhotovit zápis z valné hromady a založit jej bez zbytečného odkladu do sbírky listin. Za účinnosti původního obchodního zákoníku judikoval Nejvyšší soud ČR pod sp. zn. 29 Cdo 4284/2007, že rozhodnutí o výplatě zisku (dividend) musí být valnou hromadou přijato nejpozději do 6 měsíců po skončení účetního období (tedy zpravidla do 30.6.), jinak je neplatné. I když se právní úprava dle zákona o obchodních korporacích zásadně nezměnila a žádný nový judikát nebyl Nejvyšším soudem ČR přijat, začíná se postupně napříč odbornou veřejností prosazovat názor, že po doplnění zákonného testu insolvence, již není třeba omezení 6 měsíční lhůtou pro přijetí rozhodnutí o rozdělení zisku společnosti. I tak lze jen doporučit opatrný přístup a raději rozhodnout o výpatě zálohy na dividendu, která je výslovně zákonam dovolena.

Svolat zasedání valné hromady je nutné i tehdy, pokud je potřeba zvolit členy statutárního orgánu obchodní korporace a nebo společneství vlastníků jednotek (SVJ), jelikož funkční období stávajících členů statutárního orgánu již skončilo, nebo končit brzy bude. U českých korporací je funkce časově omezena u členů představenstva a dozorčí rady akciových společností a družstev a u spolků. Společnosti a družstva přitom velmi časti zapomínají na to, že na rozdíl u jednatelů společností s ručením omezením musí u těchto osob dojít k jejich převolení, jinak jim funkce po uplynutí funkčního období bez dalšího zaniká a nemohou za společnosti jednat či vykonávat svá práva a povinnosti jako dozorčí orgán.

Za nesplnění výše uvedených povinností ani na základě dodatečné výzvy soudu hrozí pokuta až do výše 100.000,- Kč, anebo v krajním případě i likvidace společnosti nařízená soudem.
 

4. Podřízení společenské smlouvy či jiného zakladatelského právního jednání zákonu o obchodních korporacích z roku 2012 ✔

 
Celá řada českých společností i nadále nemá aktualizovanou společenskou smlouvu nebo stanovy v souladu s aktuálním právním stavem. Obchodní korporace byly povinny přizpůsobit své společenské smlouvy a stanovy českému zákonu o obchodních korporacích do 1. 7. 2014 a upravenou společenskou smlouvu či stanovy založit do sbírky listin. V případě spolků činila lhůta ke splnění této povinnosti do 1.1.2017. Obvyklým údajem, který bylo nutné do společenské smlouvy či stanov obchodní korporace doplnit, byl počet jednatelů a dále bylo možné zrušit rezervní fond, který již není ze zákona nezbytně nutné zřídit a udržovat.

Za nesplnění výše uvedených povinností ani na základě dodatečné výzvy soudu hrozí pokuta až do výše 100.000,- Kč, a nebo v krajním případě i likvidace společnosti nařízená soudem.
 

5. Aktualizace údajů zapsaných v obchodním rejstříku ✔

 
Také údaje zapsané v obchodním rejstříku neodpovídají poměrně často skutečnému stavu. Pokud společnost nesídlí na adrese uvedené v obchodním rejstříku, nemá správně zapsané členy statutárního orgánu, a nebo nemá správně zapsaný svůj předmět podnikání, tak ve všech těchto případech hrozí v krajním případě i likvidace společnosti nařízená soudem. Společnost by měla mít v obchodním rejstříku registrovánu skutečnou adresu, na které sídlí, měla by mít správně zapsané členy statutárního orgánu a svůj předmět podnikání.

Ve všech těchto případech hrozí v krajním případě i likvidace společnosti nařízená soudem, a nebo pokuta až do výše 100.000,- Kč za nesplnění výše uvedených povinností ani na základě dodatečné výzvy soudu.
 

6. Webové stránky společnosti ✔

 
Nepodceňujte význam webových stránek vaší společnosti! Akciová společnost musí mít povinně zřízené vlastní webové stránky a mít na nich níže uvedené informace:

·       jméno, sídlo, IČ
·       údaje o zápisu do veřejného rejstříku
·       pozvánku na valnou hromadu
·       účetní závěrku
·       výroční zprávu
·       informace o příslušnosti ke koncernu
·       vysvětlení pro akcionáře, pokud není dáno na valné hromadě
·       protinávrh akcionáře k záležitostem zařazeným na pořad valné hromady spolu se stanoviskem představenstva
·       zprávu k finanční asistenci podle § 311 písm. d) ZOK
·       znalecký posudek dle § 91 ZOK
·       informace při přeměnách korporací

Má-li společnost s ručením omezeným zřízeny internetové stránky, je povinna od 1. 1. 2014 na nich zveřejňovat dle § 7 odst. 2 a 3 ZOK a § 435 NOZ tyto údaje:

·       jméno a sídlo
·       údaj o zápisu do obchodního rejstříku včetně oddílu a vložky
·       identifikační číslo

Stejné údaje je každá korporace povinna uvádět i na svých obchodních listinách.

Př nesplnění uvedené povinnosti může soud společnost ke splnění vyzvat. Pokud by společnost na tuto výzvu nereagovala, mohl by jí rejstříkový soud uložit pokutu až do výše 100 tis. Kč.
 

7. Smlouva o výkonu funkce člena orgánu korporace nebo družstva ✔

 
Společnosti byly povinny přizpůsobit nové právní úpravě také stávající smlouvy o výkonu funkce statutárního orgánu, a to nejpozději do 1. 7. 2014. Pokud není smlouva uzavřena nebo je neplatná, platí, že je výkon funkce bezplatný. Totéž platí, pokud, není odměňování či jakékoli peněžité či nepeněžité plnění ve prospěch člena statutárního orgánu či osobě blízké sjednáno ve smlouvě a schváleno valnou hromadou.
 

8. Živnostenský rejstřík ✔

 
Také živnostenské úřady začaly zpřísňovat kontroly, zda zapsané subjekty dodržují povinnosti uložené jim živnostenským zákonem. Živnostenské úřady se v kontrolních řízeních zabývají zejména řádným ohlášením a řádným označením provozoven. Živnostenský zákon totiž stanoví, že každá provozovna musí být zvenčí trvale a viditelně označena minimálně obchodní firmou a identifikačním číslem podnikatele. V případě provozoven určených pro prodej zboží nebo poskytování služeb spotřebitelům se rozsah označení dále zpřísňuje. Ohlášena musí být každá provozovna, ve které podnikatel provozuje svou živnost.

Dále je v živnostenském rejstříku potřeba zkontrolovat zejména aktuálnost zápisu o odpovědném zástupci. U živností volných není již jmenování odpovědného zástupce živnostenským zákonem vyžadováno, pokud ale v minulosti jmenován a zapsán byl, aniž by došlo k jeho výmazu, živnostenský úřad bude při kontrole vyžadovat prokázání smluvního vztahu mezi podnikatelem a zapsaným odpovědným zástupcem.

V rámci kontrolního řízení může živnostenský úřad rozhodnout o spáchání správního deliktu, a uložit pokutu až do výše 500 tis. Kč.
 

9. Soulad s GDPR a ochranou osobních údajů ✔

 
O GDPR compliance toho bylo napsáno vice než dost. Hrozí však reálně nějaké sankce? Český Úřad pro ochranu osobních údajů na svých stránkách zdůraznil, že bude vyzývat a vést k nápravě, nikoliv tedy primárně trestat za méně závažná a nedbalostní pochybení, k nimž dochází zejména u malých správců. V posledních 2 letech takto postupoval v min. 500 případech.

Pokuty jsou v řádech tisíců až max. desetitisíců Kč jak v případě nevyžádaných obchodních sdělení, tak i u ochrany osobních údajů. Pouze výjimečně dosáhly hranice statisíců Kč. V říjnu 2018 např. udělil UOOU pokutu ve výši 1,5 milionu korun společnosti Internet Mall, a.s. Důvodem bylo, že firma nezabezpečila osobní údaje nejméně 735 tisíc zákazníků. Důvodem této výše byl počet zákazníků, jejichž údaje společnost Internet Mall, a.s. dostatečně nezabezpečila (téměř tři čtvrtě milionu lidí). V roce 2018 byla dále udělena pokuta 800 tis. Kč firmě rozesílající obchodní nabídky, která využívala databázi poskytnuté třetí osobou. Rekordní pokuta byla uložena v roce 2017 ve výši 4,25 mil. Kč za šíření nevyžádaných obchodních sdělení.

Upozorňujeme, že od 25. května 2018 mohou pokuty dosáhnout až do výše 20 milionů EUR nebo do výše 4 % z celkového ročního obratu. Ze strany českého UOOU lze v případě odpovědného přístupu a přijetí opatření k nápravě, pokud již budou nějaké nedostatky v rámci kontroly UOOS zjištěny, očekávat dle našeho názoru vstřícný a umírněný přístup.
 

10. Povinnost auditu a konsolidace✔

 
Firmy s rostoucím obratem a aktivy, které doposud neauditovaly své účetní závěrky, by měly pečlivě zkontrolovat podmínky, zda nesplní v letošním roce podmínky pro povinně auditovanou účetní závěrku a v případě uskupení více firem i pro jejich konsolidaci.  Povinný audit účetní závěrky se provádí poprvé za druhé účetní období, ve kterém byla překročena zákonem stanovená kritéria. U akciových společností postačí, pokud aktiva přesahují 40 mil. Kč, nebo obrat přesahuje 80 mil. Kč a nebo má akciovka více jak 50 zaměstnanců. U ostatních společností musí být splněna min. dvě z těchto kritérií. Povinnost auditu účetní závěrky může být také dána ve specifických zákonem stanovených případech. Zákon stanoví podrobnější podmínky a jejich splnění  proto doporučujeme projednat přímo s auditorem.

Pokud přesáhne skupina podniků za účetní období alespoň 2 z těchto kritérií (i) aktiva celkem více než 100 mil., (ii) obrat více než 200 mil. a (iii) průměrný počet zaměstnanců 50, je povinna sestavit konsolidovanou účetní závěrku. Příprava společnosti na audit nebo konsolidaci není jednoduchá a je dobré být v kontaktu s auditorem předem a připravit se na nové povinnosti a dotazy ze strany auditorů. Upozorňujeme, že u konsolidace je určující pouze jedno účetní období.

Sankce za nesplnění těchto povinností je obdobná jako u výše uvedených ostatních povinností, jelikož společnost nesplní povinnost založit tyto dokumenty do sbírky listin a současně jí hrozí pokuta do výše 3% resp. 6% z celkových aktiv. Pan Miloš Fiala, auditor ze skupiny ECOVIS Česká republika a jeho tým, Vám pomůže jak s vyhodnocením počátečních informací a nastavením společnosti, včetně vymezení konsolidačního celku, tak později se samotným ověřením konsolidované účetní závěrky. V případech požadavku pouze na sestavení konsolidované účetní závěrky jsme Vám také k dispozici.
 

11. a další

 
Další body si necháváme pro naše klienty 😉.

 

Kontakt na advokátní kancelář ECOVIS ježek

Máte-li zájem o pomoc s Vaším právním auditem, nebo máte-li další otázky ohledně dalších povinností v souvislosti s Vaším podnikáním v závěru tohoto roku, můžete kdykoli kontaktovat ECOVIS ježek a jeho zkušený tým českých advokátů. Nabízíme služby v mnoha oblastech podnikání, včetně založení nové společnosti, či v dalších oblastech podpory podnikatelů. Můžete nás kontaktovat na telefonním čísle +420 226 236 600, případně zašlete e-mail na adresu mojmir.jezek@ecovislegal.cz pro domluvu bezplatné konzultace.

Pro ty, kteří dočetli text až do konce. Pokud máte zájem zkontrolovat stav sbírky listin Vaší společnosti, pak Vám nabízíme právní prověrku za paušální částku 200 EUR. Za tuto částku Vám zkontrolujeme kompletnost sbírky listin a zašleme Vám buď potvrzení o její bezvadnosti a nebo seznam dokumentů, které byste měli do sbírky listin doplnit.

Pro více informací, navštivte prosím naše webové stránky  http://www.ecovislegal.cz/

Informace obsažené na této webové stránce jsou právnickou reklamou. Nepovažujte nic na této webové stránce za právní poradenství a nic na této webové stránce nepředstavuje vztah advokát-klient. Předtím, než začnete jednat o čemkoliv, o čem si na těchto stránkách přečtete, domluvte si právní konzultaci s námi. Dosavadní výsledky nejsou zárukou budoucích výsledků a předchozí výsledky neznamenají ani nepředpovídají budoucí výsledky. Každý případ je jiný a musí být posuzován podle vlastních okolností.

Comments are closed.